BAB III KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM
Posted by3.1. Kebijakan Sistem
A. Definisi Kebijakan Sistem
Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Kebijakan
sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak,
mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan
informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.
B. Faktor
- Dana
- Waktu
- Sumber Daya Manusia
- Pelatihan meliputi Education dan Training
- Pemilihan meliputi Internal dan ekstern
3.2. Perencanaan Sistem
A. Definisi Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem (systems planning)
merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Hal – hal dalam
perencanaan sistem antara lain perencanaan sistem yang terdiri dari short range dan long range, mengestimasi kebutuhan fisik, ditangani oleh planning staff, sebagai pengembangan sistem, dikepalai oleh System Development Manager, departemen pengolahan data dikepalai oleh manager pengolahan data.
B. Proses Dalam Perencanaan Sistem
1) Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staff perencanaan.
Adapun hal – hal yang dilakukan antara lain :
Ø Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik peusahaan
Ø Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem
Ø Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
Ø Menetapkan kendala proyek-proyek sistem
Ø Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
Ø Membuat laporan perencanaan sistem
2) Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan oleh komite pengarah.
Setelah
perencanaan sistem jangka panjang disetujui oleh oleh manajemen,maka
komite pengarah harus mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan
dikembangkan terlebih dahulu sesuai dengan prioritasnya. Persiapan ini
meliputi menunjuk team analis dan mengumumkan proyek pengembangan
sistem
3) Mendefinisikan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem.
Tugas yang dilakukan oleh team analis dalam tahap ini adalah :
Ø Mengidentifikasikan kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
Ø Melakukan studi kelayakan
Ø Menilai kelayakan sistem
Ø Membuat usulan proyek sistem
Ø Meminta persetujuan manajemen
C. Study Kelayakan
Studi kelayakan (feasibility study)
adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan
apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan.
Studi kelayakan dalam tahap ini dilakukan oleh analis sistem dengan
melakukan penelitian pendahuluan. Adapun faktor-faktor yang harus
dinilai antara lain :
1) Kelayakan teknik (technical feasibility)
Kelayakan teknik (technical feasibility)
digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sabagai berikut : “apakah
teknologi ini nantinya dapat diterapkan di sistem? ”untuk menjawab
pertanyaan ini maka yang harus mempertimbangkan ketersediaan teknologi
di pasaran dan ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya.
2) Kelayakan Operasi (operational feasibility)
Kelayakan operasi (operational feasibility)
digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya
dapat dioperasikan dengan baik atau tidak didalam organisasi. Kelayakan
operasi digunkan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut :
“dapatkah sistem nantinya diterapkan didalam organisasi ini? ”Untuk
menjawab pertanyaan ini, ada beberapa aspek yang dapat dipertimbangkan
yaitu kemampuan dari personil-personil, kemampuan dari operasi sistem
untuk menghasilkan informasi, kemampuan pengendalian dari operasi sistem
dan efisiensi dari sistem
3) Kelayakan jadwal (schedule feasibility)
Kelayakan jadwal (schedule feasibility)
digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat
dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Kelayakan jadwal
digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “dapatkah
sistem nantinya dikembangkan sesuai dengan waktu yang telah diterapkan?
”Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem dapat dibandingkan
dengan waktu seharusnya yang diinginkan. Untuk melakukan penelitian
kelayakan jadwal, dapat digunakan teknik kuantitatip yang terkenal,
yaitu PERT (Program Evaluation and Review Technique).
4) Kelayakan Ekonomi (economic feasibility)
Kelayakan
ekonomi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut :
“apakah sistem yang akan digunakan dapat dibiayai dan menguntungkan?
”Untuk menjawab pertanyaan ini, beberapa aspek dapat dipertimbangkan
yaitu besarnya dana yang diperkirakan untuk mengembangkan sistem ini dan manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya.
5) Kelayakan Hukum (kaw feasibility)
Kelayakan hukum digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci
sebagai berikut : “apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang
dari hukum yang berlaku?” Penerapan sistem yang baru tidak boleh
menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang
berlaku. Misal hubungan teknologi komunikasi data jaringan komputer
jarak jauh (long-distance network).
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan.
Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem
informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga
tujuan perusahaan akan tercapai
a. Mengidentifikasi
proyek-proyek sistem
Menentukanproyek-proyek sistem nformasi yang dibutuhkan
dalam suatu organisasi.
Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem
informasi dapat berupa sistem informasi untuk :
a) Pengendalian
penjualan dan pemasaran
b) Pengendalian
distribusi
c) Pengendalian
produksi
d) Pengendalian
keuangan
e) Pengendalian
persediaan
b. Menetapkan
sarana proyek-proyek sistem
Sarana ini
merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.
Contoh : Sistem
informasi penjualan : memiliki sasaran :
a) Memberikan
pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik
b) Meningkatkan
volume penjualan
c) Menediakan
laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajern marketing
c. Menetapkan
Kendala proyek-proyek sistem
Aada 3 faktor
kendala :
a) Masalah
dana
b) Masalah
Waktu
c) Mengenai
batasan peraturan yang berlakupada perusahaan tersebut.
d. Menentukan
Priyoritas proyek-proyek sistem
Yaitu menentukan
proyek-proyek mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan
dan mendesak harus diprioritaskan.
e. Membuat
Laporan perencanaan sistem
Isi dari laporan
perencanaan sistem tersebut adalah :
a) Latar
belakang Organisasi
b) Proyek
sistem informasi yang direncanakan
c) Sasaran
pengembangan sistem aianformasi
d) Kendala
didalam pengembangan sistem Informasi
e) Menentukan
prioritas-prioritas proyek sistem informasi
f) Meminta
Persetujuan Manajemen
2. Mempersiapkan
proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :
Menunjuk team analis
Mengumumkan proyek pengembangan sistem
3. Mendefinisikan
proyek-proyek yang akan dikembangkan, meliputi :
a. Melakukan
Studi Kelayakan
Studi kelayakan adalah suatustudi yang akan digunakan untuk
menentukan apakah pengembangan proyek
sistem layak diteruskan atautidak.
b. Nilai
kelayakan proyek sistem :
a)
Kelayakan Teknik
Ketersediaan
teknologi yang digunakan
Ketersediaan
staf ahli didalam mengoperasikan teknologi yang digunakan
b) Kelayakan Operasi
Kemampuan
personil dalam engoperasikan sistem informasi yang di buat.
Kemampuan
dari sistem informasi yang menghasilkan informasi
c) Kelayakan Jadwal
Apakah
sisteminformsi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
d) Kelayakan Ekonomi
Besarnya
dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem.
Manfaat
yang diperoleh dari sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.
e)
Kelayakan Hukum
Apakah
sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukumyang berlaku.
0 komentar:
Posting Komentar